TAPICall Unterseite für Firmenkunden. TAPICall erweitert Outlook um CTI-Funktionen. Download hier! 30-Tage kostenlos testen! Kontakt-Popup, Journaleinträge mit Zeitmessung, Anrufliste etc.

1) Mitarbeiterübergreifender Umgang mit Gesprächsnotizen
Für den mitarbeiterübergreifenden Einsatz von TAPICall benötigen Sie die Möglichkeit, gemeinsam Outlook-Kontakte zu pflegen. Dies geht mit einem Exchange-Server ( z.B. auch der 1&1 MailXChange) oder OLfolders (läuft auch ohne Server) oder OLContactSync (ist kostenlos). Sie müssen keine TAPICall-Komponente auf einem Server installieren! Sie sollten einen gemeinsamen Kontakte-Ordner als einen Ihrer Suchordner in TAPICall konfigurieren und diesen Ordner auch zum Anlegen neuer Kontakte verwenden. Nun konfigurieren Sie in TAPICall die Taststaturkürzel so um, dass im Bereich Kommentarblock nicht mehr [%date4 %time24 %dir], sondern [%date4 %time24 XY %dir] steht, wobei [XY] Ihre Initialen sind. Öffnet TAPICall bei einem Anruf den Kontakt, klicken Sie in den großen freien Bereich des Kontakts und betätigen die Tastenkombination [Strg.] + [1]. Hinter Datum, Uhrzeit und Ihren Initialen tippen Sie die Notiz zum Anruf. Die Richtung des Pfeils bedeutet, ob es ein ankommendes oder ein abgehendes Gespräch war:

[03.09.2008 17:56 UA <-] Notiz 3
[02.04.2008 17:56 BM ->] Notiz 2
[01.03.2008 17:56 AU <-] Notiz

2) Optimierte Performance beim Exchange-Server
Beim MS-Exchange-Server empfehlen wir alle öffentlichen Kontakte-Ordner zu den Favoriten hinzuzufügen (rechter Mausklick in Outlook auf den Ordner in der Orderliste) und danach die Favoritenorder in TAPICall auszuwählen. Klicken Sie in Ihrem Outlook zusätzlich auf [Extras],[E-Mail-Konten] und ändern Sie in den weiteren Einstellungen Ihres Exchange Kontos unter Erweitert die Einstelllungen so, dass diese beiden Häkchen gesetzt sind:
Mitarbeiterübergreifende Gesprächsnotizen in Outlook mit dem Exchange Cache_Modus

Mitarbeiterübergreifende Gesprächsnotizen in Outlook mit dem Exchange Cache_Modus

Ab diesem Moment stehen Ihnen alle öffentlichen Kontakte übrigens auch zur Verfügung, wenn Sie (z.B. mit Ihrem Notebook) offline sind. So funktioniert TAPICall auch im Homeoffice ohne VPN.

3) Optimierter Start von Outlook bei langsamen Rechnern oder großen Exchangeserverstrukturen
Wenn Sie einen langsamen Rechner haben, an große Exchangeserverstrukturen angebunden sind oder via VPN arbeiten, kann ein vollständiger Start von Outlook mit Aktualisierung des Postfachs einige Zeit in Anspruch nehmen. Wenn während dieser Zeit (wo Outlook noch nicht fertig ist) TAPICall startet und von Outlook bestimmte Informationen verlangt (z.B. Ordernauflistungen) führt dies zu Wartezeiten. Sie kennen Ihr Outlook am besten, wie lange benötigt es zum Start? Diese Zeit sollten Sie hier einstellen, dann verbindet sich TAPICall erst dann mit Outlook, wenn es vollständig durchgestartet ist, Wartezeiten entfallen so.
Während des Starts könnken Sie ein Einstellungsdialog dazu öffnen.

Während des Starts könnken Sie ein Einstellungsdialog dazu öffnen.

4) Veränderte TAPI-Einstellung im Homeoffice
TAPICall kann sich pro User und/oder Outlook-Profil verschiedene Einstellungen merken. Sie können sich also zwei Outlook-Profile anlegen und das eine Profil für die Telefonanlage in der Firma einstellen (TAPI-Treiber / Amtskennzahl) und das andere für z.B. die FRITZ!Box im Homeoffice, ohne jedes Mal etwas neukonfigurieren zu mässen.

5) Büroservice / Begrüßungsformel
Wenn Sie ein eBüro, Büroservice o.ä. betreiben (d.h. einen Service anbieten, der Anrufe für Unternehmen entgegen nimmt und sich mit dem entsprechenden Firmennamen meldet), ist für Sie im ersten Moment eines kommenden Anrufs nicht so wichtig, wer gerade anruft, sondern zunächst welche Durchwahl vom eigenen Anlagenanschluss (auf die das externe Unternehmen umgeleitet hat) angerufen wird, damit Sie sich mit der richtigen Begrüßung melden können. Eine solche Begrüßungsformel kann man sich von TAPICall anzeigen lassen: Legen Sie einen Kontakt mit der Durchwahl an und tragen Sie dort unter Nachname die Begrüßungsformel ein. Wenn Sie angerufen werden, erscheint die Begrüßungsformel in der Sprechblase:
Büroservice Begrüßungsformel anzeigen lassen, Telefonservice eBüro

Büroservice Begrüßungsformel anzeigen lassen, Telefonservice eBüro

6) Bild des Anrufers in der Sprechblase
Wenn Sie das Bild des Anrufers in der Sprechblase sehen möchten, müssen Sie es einfach im Outlook Kontakt (ab Office 2003) hinterlegen.

7) Hören, wer anruft
Möchten Sie eine zugeordnete Melodie oder den Namen des Anrufers hören, sobald das Telefon klingelt, so müssen Sie einfach eine entsprechende Wave-Datei per drag & drop im Kontakt ablegen. Diese wird dann abgespielt, wenn der Anruf eingeht. Wave-Dateien können Sie sich hier erstellen lassen. Beispiele (bitte anklicken):
Hören wer anruft anhand der Wave-Datei

8) Mit einem Blick die Kategorie des Kontakts erkennen oder sogar hören:
Unterteilen Sie mit Hilfe der Outlook-Funktion “Kategorien” Ihre Kontakte z.B. in Lieferanten und Kunden. Ordnen Sie den Kategorien verschiedene Klingeltöne und Farben zu:

Grüne Sprechblase, da TAPICall festgestellt hat, dass die Kategorie des Kontakts "Lieferant ist"

9) Mute während des Anrufs (kennen Sie evtl. vom Autotelefon?!)
Hören Sie gerne Musik mit dem PC und möchten bei Telefonaten jedoch sofort Ruhe? Dann aktivieren Sie dieses Häkchen im Einstellungsschritt "Aktion bei Anruf":
Während eines Telefonats können Sie Ihre Soundkarte stumm schalten.

Während eines Telefonats können Sie Ihre Soundkarte stumm schalten.

Stummschaltung unter Windows Vista oder Windows 7

10) TAPICall Fernsteuerung
ACHTUNG: Die TAPICall Fernsteuerung befindet sich noch in der Entwicklung und ist offiziell nicht freigegeben, daher erfolgt die Verwendung auf eigene Gefahr.
Aktivierung und Deaktivierung
Um die Netzwerkschnittstelle von TAPICall zu aktivieren, verwenden Sie die Datei aus Remote_einschalten.zip
Das Feature ist nun aktiviert, zum Deaktivieren müssen Sie die Datei aus dem Archiv Remote_ausschalten.zip ausführen.
Erweiterte Einstellungen
Der Standard-Port ist 14177. Er ist in der Registry Hexadeximal angelegt. Sie können die Portnummer natürlich beliebig in einem Bereich von 81 bis 65000 selbst vergeben, dazu müssen Sie in der Registry unter
HKEY_CURRENT_USER\Software\VB and VBA Program Settings\TAPICall\Config\GlobalCfg\Remote
den Wert "Port" durch einen anderen Hexadezimal-Wert ersetzen.
Das Password ist verschlüsselt und kann deshalb im Moment nicht manuell festgelegt werden.
Bitte beachten Sie, dass TAPICall nach Registry-Änderungen neu gestartet werden muss, da diese Änderungen zur Laufzeit nicht bemerkt werden.
Befehle an TAPICall senden
Bei Verwendung der Standard-Einstellungen würde folgender URL zum Beispiel eine Kommando-Hilfe in HTML anzeigen:
http://localhost:14177/help
Die Befehle sind in folgendem Format einzugeben:
http://<Zieladresse>:<Port>/<Kommando>?<Param1>&<Param2>&<Param3>...
Die angehängte Datei Remote_Befehle.zip enthält eine html-Seite, die einige Befehle von TAPICall als Hyperlinks zur Verfügung stellt. Damit können Sie testen und ggf. Teile übernehmen.
Die Kommandos können – mit Ausnahme der Hilfe, die immer HTML ausgibt – die Rückgabewerte entweder als Text bzw. HTML, oder als XML ausgeben. Je nachdem, wo man diese Schnittstelle verwendet, macht vielleicht das eine oder das andere mehr Sinn.
Einschränkungen
Die Fernsteuerung ist nur eingeschaltet, solange TAPICall komplett gestartet ist, da der entsprechende Netzwerk-Socket nur zur Laufzeit geöffnet ist. Während Outlook nicht gestartet ist, befindet sich TAPICall in einem Standby-Modus, in diesem ist die Fernsteuerung nicht verfügbar. Sofern der Port nicht von TAPICall geöffnet ist, wird ein Browser bzw. http-Client einen Netzwerk-Timeout bekommen.
Das ist im Vergleich zur Implementierung eines "phone:"-Handlers relativ unkomfortabel, die Entwicklung eines solchen Handlers ist jedoch extrem aufwendig und ist deshalb vorläufig nicht geplant. Wir wollen zunächst das Feedback zur aktuellen Lösung abwarten, eventuell reicht diese für einen Großteil der Anwendungsfälle bereits aus.