Sicher haben Sie schon einmal die Kategorien-Funktion von Outlook bemerkt. Damit ist es möglich, jedem beliebigen Element eine oder mehrere Kategorien zuzuweisen, die mit unterschiedlichen Namen und Farben das Ordnen der Elemente unterstützen.
TAPICall kann diese Kategorien ebenfalls nutzen, sofern sie bei Kontakten zum Einsatz kommen.
Die Sprechblase, die einen Anruf ankündigt, hat normalerweise einen Standard-Farbsatz, der in den Einstellungen auf der Seite Sprechblase definiert wird. Diese Farben können teilweise übersteuert werden.

Nehmen wir an, Sie haben Kunden, die besonders hohe Priorität haben. Sie haben diese Kunden mit der Kategorie "Wichtig" (rot) versehen. Wenn einer der Kunden mit dieser Kategorie anruft, können Sie erreichen, dass auch die Sprechblase anders aussieht, z.B. mit einem roten Hintergrund und doppelt so groß wie sonst. Damit erkennen Sie auch, wenn Sie nicht direkt vor dem Monitor sitzen, aus größerer Entfernung, dass ein wichtiger Kunde anruft.
Dazu müssen Sie nur in den TAPICall-Einstellungen auf der Seite Kategorien die Kategorie "Wichtig" hinzufügen, falls sie dort noch nicht auftaucht (dies ist ggf. notwendig, weil die benutzerdefinierten Kategorien oft nicht zuverlässig ausgelesen werden können). Bitte achten Sie darauf, dass die Schreibweise genau der entspricht, die die Kategorie auch in Outlook hat. Neue Einträge erzeugen Sie immer in der letzten leeren Zeile der Tabelle. Alles wird gespeichert, wenn Sie das Einstellungs-Fenster mit dem Button Fertigstellen verlassen oder auf eine andere Einstellungsseite wechseln.

Rechts vom Kategoriennamen können sie die Größe der Sprechblase (zwischen 100 und 400 Prozent) definieren und die Hintergrund- und die Schriftfarbe festlegen. Darüber hinaus können Sie noch eine WAV-Datei auswählen, die der PC abspielt, sobald das Telefon klingelt. Dies kann eine der Windows-Standarddateien sein, Sie können aber auch selbst einen gesprochenen Text aufzeichnen und hier abspielen lassen. Vor den sonstigen Audio-Benachrichtigungseinstellungen hat diese Einstellung Vorrang.
Mit dem Button Testen auf der rechten Seite des Dialogs können Sie jederzeit die Einstellungen überprüfen. Es wird dann eine Sprechblase mit einem anonymen Anruf eingeblendet und Sie können überprüfen, ob die Farbeinstellungen Ihren Vorstellungen entsprechen. Außerdem wird die WAV-Datei abgespielt. Natürlich ist auch nach dem Speichern der Einstellungen ein Test über die Funktion Anruf simulieren möglich.

Sie können auf diese Weise beliebig viele Kategorien unterschiedlich darstellen lassen. Einzig wenn ein Kontakt mehreren Kategorien zugeordnet ist, ist nicht sicher, welche für die Darstellung zum Zuge kommt (typischerweise, aber nicht immer, die erste, die beim Kontakt-Fenster in Outlook angezeigt wird).
Praktisch ist auch, dass die Sprechblase nach einem verpassten Anruf eines wichtigen Kunden die Farbgebung beibehält, auch wenn nur noch die Zusammenfassung über entgangene Anrufe in der Sprechblase angezeigt wird, so dass Sie auch beim Zurückkommen an den Arbeitsplatz schnell erkennen können, wenn Sie einen Anruf eines wichtigen Kunden nicht annehmen konnten.

Herzliche Grüße,